Ketidakcekapan pentadbiran

Ketidakcekapan pentadbiran ialah sebuah istilah yang menghuraikan tingkah laku pentadbiran yang disfungsi atau yang menghalang pencapaian matlamat-matlamat organisasi. Disebabkan pentingnya tanggungjawab pengurusan di dalam sesebuah pertubuhan, keadaan kelam-kabut boleh diwujudkan oleh para pentadbir yang tidak mahir.

Salah tadbiran boleh diakibatkan oleh ketidakcekapan para pengurus yang tidak tahu bagaimana (atau tidak rela) menggalakkan orang lain, walaupun penggalakan boleh memotivasi kakitangan, meningkatkan prestasi kerja mereka, dan menjimat masa serta sumber-sumber yang sukar didapati.

Tingkah laku pentadbir yang disfungsi

Contoh-contoh kekurang yang biasa dan berpotensi mengakibatkan kemusnahan termasuk:

• Komunikator yang lemah: Pengurus yang tidak pandai menyatakan pendapatnya dengan jelas boleh mengakibatkan kekeliruan antara orang-orang bawahannya. Mereka seringnya bergantung kepada kata-kata yang hebat-hebat bunyinya untuk memberikan tanggapan berkomunikasi.
• Bersikap suka menyendiri: Pengurus sebegini kelihatan dingin dan tidak mengambil kisah terhadap orang-orang bawahannya.
• Ketaktekalan; Tidak menggunakan kriteria-kriteria yang sama pada keadaan-keadaan yang sama.
• Kepura-puraan: Seseorang pengurus yang pura-pura seringnya menggunakan peraturan yang berbeza untuk keadaan yang sama; umpamanya, dia mungkin akan menggunakan satu set peraturan untuk tingkah laku sendiri, tetapi menggunakan peraturan yang berbeza sama sekali untuk pekerja-pekerja yang lain dalam keadaan yang sama.
• Sifat pengecut: Mempunyai orang-orang bawahan yang lemah prestasinya, tetapi tidak hendak mendatangi mereka kerana takut akan persengketaan.
• Kecuaian kewajipan: Mempunyai orang-orang bawahan yang lemah prestasinya, tetapi memberikan penilaian prestasi yang baik untuk memudahkan pekerja-pekerja tersebut untuk dipindah ke bahagian yang lain.
• Mementingkan diri: Pengurus yang mementingkan diri seringnya menjejaskan orang-orang bawahannya. Satu kelainan jenis pengurus ini ialah pengurus yang mengampu pengurus-pengurus kanan di dalam pertubuhan.
• Suka berahsia: Sedangkan sesetengah maklumat memang tidak boleh diberikan pada waktu yang tidak wajar atau kepada sesetengah orang, para pengurus yang suka berahsia secara tabiat akan sentiasa menyembunyikan maklumat sebagai taktiknya untuk mengawal orang lain. In boleh menjejaskan kepercayaan.
• Tumpuan kepada perkara remeh temeh: Sesetengah pengurus menggunakan mikropengurusan yang menjijikkan para pekerja; yang lain kerana mempercayai bahawa para pekerjanya tidak cekap untuk membuat keputusan sendiri.
• Tumpuan kepada rupa: Apabila seseorang pengurus lebih menekankan rupa tempat kerja, perkara-perkara yang lebih penting diabaikan.
• Tumpuan kepada jangka pendek: Pengurus yang tidak menumpukan pada strategi menjadi mangsa kepada permintaan-permintaan semasa. Taktik padam api mungkin sesuai pada waktu kecemasan, tetapi akan mematahkan semangat orang-orang bawahan ketika ia dijadikan norma pengurus.
• Keras kepala: Apabila sebagai peraturan am, dasar dan tatacara harus dipatuhi, pengurus yang tidak dapat mengubah fikirannya mungkin akan dilihat sebagai 'tidak peka' terhadap keperluan orang-orang yang lain.
• Jangkaan yang tidak realistik: Pengurus ini mendesak bahawa sesuatu tugas disiapkan dengan peruntukan yang terlalu kecil, atau dalam tempoh yang terlalu singkat. Kekadangnya apabila pekerja menegaskan bahawa kekangan-kekangan adalah tidak realistik, mereka akan dibidas dan oleh itu, tidak akan mengemukakan pendapat mereka pada masa hadapan. In boleh memburukkan masalah, kerana sebarang keterlaluan tidak akan dilaporkan pada masa hadapan semasa merancang. Para orang bawahan pengurus jenis ini juga biasanya disalahkan apabila jangkaan pengurus tersebut tidak dapat dicapai.

Bentuk ketidakcekapan yang lebih teruk

Walaupun tingkah-tingkah laku yang tertulis di atas bersifat disfungsi, terdapat bentuk-bentuk ketidakcekapan yang lebih teruk seperti yang berikut:

• Ketidakcekapan intelektual: Pengurus yang lembap akalnya mudah salah faham terhadap orang atau proses.
• Gangguan: Pengurus yang 'melintasi garis' ke dalam gangguan, baik ancaman seks mahupun, mewujudkan sebuah persekitaran kerja yang belot.
• Niat jahat: Inilah pengurus yang, atas satu alasan atau yang lain, sengaja menyebabkan orang bawahannya menderita. Dalam sesetengah kes, ini merupakan saat-saat menjelang pemecatan terancang.

Seringnya, dua or lebih sifat ini digabungkan. Sifat-sifat 'Ketidakcekapan intelektual Tumpuan kepada perkara remeh-temeh, Mementingkan diri, dan Keras Kepala' telah dipersendakan dalam lerang komik Dilbert sebagai Bos Berambut Tajam, dengan sifat-sifat 'Gangguan, Niat Jahat, dan Sifat Suka Berahsia' dipersendakan sebagai BOFH dalam lingkungan pengguna komputer.

Tanda-tanda pemimpin yang tidak cekap

Seorang pemimpin yang tidak cekap boleh menonjolkan sepuluh tanda yang berikut:

1. Menugaskan kerja secara sembarangan, berbanding dengan mengimbangi beban kerja. Ini membenarkan semua perhatian didiverted daripada mereka jika terdapat sebarang kegagalan.
2. Mengurangkan jawapan kepada 'Ya' atau 'Tidak' sahaja, tanpa memberikan pemikiran di sebalik cadangannya.
3. Tidak dapat mengasingkan hidup peribadi daripada hidup profesional. Masalah-masalah peribadi datang bekerja bersama-sama mereka.
4. Merupakan pengurus krisis dan bukannya perancang.
5. Mengaibkan orang-orang bawahan di dalam kumpulan.
6. Mewujudkan persekitaran yang kesilapan tidak boleh diterima.
7. Tidak akan menyokong orang-orang bawahan ketika mereka gagal.
8. Menggalakan pekerja yang rajin, bukan pekerja yang pintar.
9. Menilaikan pekerja berdasarkan jam yang dikerjakan dan bukan prestasinya.
10. Akan berlagak lain di hadapan ketua-ketuanya.
11. Tidak menerima kritikan.

Dapatan sebuah kajian

Dalam sebuah tinjauan yang melibatkan 900 orang pengurus, soalan yang berikut ditanyakan: "Jika anda tidak perlu bekerja atas alasan ekonomi, adakah anda masih hendak mengekalkan pekerjaan anda sekarang?" Antara 900 orang peserta tersebut, 898 orang memberikan jawapan 'Tidak', dengan hanya dua orang menjawab 'Ya'. Ketika ditanyakan, Akankah anda mencari pekerjaan lain?, mereka menjawab 'Ya'.

Pengurus-pengurus itu berkata bahawa kerja mengurus orang 'tidak memberikan kepuasan' dan 'membosankan'. Jadi, mengapakah mereka hendak bekerja dalam jawatan kini? Mereka berkata, "... untuk gaji, manfaat, hak istimewa, dan status..." Inilah satu-satunya alasan untuk menerima jawatan mereka, bukannya kerana mereka minat akan penyumbangan kepada pertubuhan mahupun membimbing orang lain. Mereka tidak mengendahkan persoalan-persoalan orang kerana mereka tidak hendak mengurus orang. Mereka tidak tahu bagaimana mengurus dan tidak hendak belajar; pekerjaan pengurusan tidak menarik minat mereka.... mereka mengatakan perkara-perkara seperti yang berikut:

• 'Gaya pengurusan saya ialah untuk mencampak orang ke dalam api dan membiarkan mereka untuk menjaga diri sendiri...'
• 'Berenang atau tenggelam: inilah cara yang terbaik untuk belajar...'
• 'Mencampakkan orang ke dalam api membantu mereka membentuk peribadi...'
• 'Jika mereka memerlukan bantuan saya, mereka harus memintanya...'

'Berenang atau tenggalam', 'mencuba melalui api' dan lain-lain yang dipanggil mereka sebagai "kaedah" sebenarnya tidak melebihi keengganan terang-terangan untuk menerima tanggungjawab sebagai pengurus terhadap orang. Para pengurus dibayar untuk mengurangkan kesilapan manusia, bukan untuk meningkatkan kemungkinannya, tetapi inilah satu-satunya dibuat oleh para pengurus tersebut. Kecuaian mereka merosakan kedua-dua pertubuhan serta para kakitangannya; mereka menyebabkan pekerja membuat kesilapan, walau jika kesilapan-kesilapan tersebut mengakibatkan kederitaan dan meningkatkan kos pengendalian. Tetapi masa dan wang yang dibazirkan tidak dihiraukan oleh para pengurus tersebut kerana wang itu bukanya wang diri sendiri...'

Mereka dapat melepaskan diri dengan kecuaian mereka kerana pengurus mereka juga lembap — mereka tidak mengurus pengurus bawahan mereka...

Lihat juga

• Epal busuk
• Ingatan institusi
• Prinsip Peter