Persekitaran organisasi

Persekitaran

• Organisasi mesti disesuaikan kepada persekitaran jika ingin kekalkan atau mempertingkatkan keberkesanan
• Organisasi mesti berada dalam kerangka sistem terbuka
• Persekitaran meliputi institusi atau kuasa yang boleh memberi kesan kepada prestasi organisasi di mana organisasi tidak mempunyai kawalan terus ke atasnya
• Persekitaran memberi kesan yang besar terhadap perkembangan dan naik turun sesebuah organisasi

Persekitaran umum vs khusus

• Persekitaran umum meliputi keadaan yang mungkin mempunyai impak ke atas organisasi tetapi kerelevanannya tidak begitu jelas
• Persekitaran khusus ialah sebahagian daripada persekitaran yang mempunyai kerelevanan terus ke atas organisasi dalam usaha mencapai objektif

Persekitaran khusus

• Persekitaran khusus sesebuah organisasi berubah mengikut domain yang dipilih
• Domain merujuk kepada penonjolan organisasi dari sudut barangan atau perkhidmatan yang diberikan dan juga pasaran yang dimasukki
  • Universiti Putra Malaysia dan UM adalah IPTA tetapi telah mengenal pasti domain yang berlainan

Persekitaran sebenar vs persepsi

• Persekitaran yang objektif atau sebenar
• Persekitaran yang dipersepsikan oleh pengurus
• Bukti menunjukkan ukuran ciri persekitaran sebenar dan ukuran persekitaran yang dipersepsikan tidak mempunyai hubungan yang kuat
• Bagaimanapun, dalam banyak hal persepsi yang digunakan oleh pengurus dalam membuat keputusan berkaitan dengan reka bentuk organisasi

Ketidaktentuan persekitaran

• Tidak semua persekitaran sama
• Sesetengan organisasi berhadapan dengan persekitaran yang agak statik, manakala yang lain berhadapan dengan persekitaran yang sangat dinamik
• Ketidaktentuan adalah ancaman kepada keberkesanan organisasi
• Pengurusan akan cuba meminimumkan ketidaktentuan

Kajian Burn dan Stalker

• Struktur mekanistik
  • Bercirikan kompleksiti, formalisasi dan pusatan yang tinggi
  • Melakukan tugas rutin, sangat bergantung kepada tingkah laku yang diprogramkan, dan memberi gerak balas yang agak lambat kepada perkara yang tidak biasa
• Struktur organik
  • Secara relatifnya boleh disesuaikan kepada persekitaran dan fleksibel, dengan tumpuan kepada komunikasi mendatar di sebalik menegak, pengaruh berasaskan kepakaran dan pengetahuan di sebalik kedudukan autoriti, tanggungjawab didefinisikan agak longgar di sebalik definisi kerja, dan penekanan ke atas perubahan maklumat di sebalik memberi arahan
• Mereka mempercayai bahawa struktur yang efektif ialah struktur yang dapat disesuaikan dengan keperluan persekitaran, yang membawa maksud menggunakan reka bentuk mekanistik dalam persekitaran yang stabil dan boleh ditentukan, dan menggunakan bentuk organik dalam persekitaran yang bergelora atau dinamik

Kajian Emery dan Trist

• Empat (4) jenis persekitaran yang sesebuah organisasi mungkin hadapi, iaitu:
  • The placid-randomized environment
  • The placid-clustered environment
  • The disturb-reactive environment
  • The turbulent-field environment

Persekitaran placid-randomized

• Secara relatif tidak berubah, oleh itu tidak mendatangkan ancaman besar kepada organisasi
• Permintaan disebar secara rawak, dan perubahan berlaku secara perlahan
• Apabila perubahan berlaku, ia tidak dapat diramalkan
• Ketidaktentuan adalah rendah
• Kerana perubahan berlaku dengan lambat dan rawak, pengurus tidak banyak mengambil kira persekitaran dalam membuat keputusan

Persekitaran placid-clustered

• Perubahan lambat, tetapi ancaman kepada organisasi berlaku dalam bentuk kelompok di sebalik rawak  kuasa-kuasa dalam persekitaran bergabung antara satu sama lain
• Contoh, pembekal input dan pengedar output mungkin mengabung tenaga untuk menjadi satu gabungan yang kuat
• Oleh itu penting kepada organisasi mengetahui persekitarannya di sebalik menunggu ancaman secara rawak berlaku baru memberi respons

Persekitaran disturb-reactive

• Lebih komplek
• Terdapat banyak pesaing
• Satu atau lebih organisasi dalam persekitaran yang cukup besar untuk mengenakan pengaruhnya ke atas persekitarannya dan juga persekitaran organisasi lain
• Organisasi perlu membentuk perancangan, mengira tindakan pesaing dan mengambil tindakan balik yang perlu
• Persaingan memerlukan keluwesan untuk hidup, dan struktur organisasi menghala ke arah nyah pusat

Persekitaran turbulent-field

• Lebih dinamik dan mempunyai ketidaktentuan yang tinggi
• Perubahan sentiasa berlaku, dan elemen dalam persekitaran lebih banyak bergabung antara satu sama lain
• Kerana perubahan adalah dramatik dan tidak boleh diramal, usaha pengurus untuk bertindak melalui perancangan tidak banyak mempunyai nilai positif
• Organisasi mungkin perlu sentiasa membentuk produk atau perkhidmatan baru untuk terus hiudp
• Organisasi mungkin perlu menilai semula hubungannya dengan agensi kerajaan, pelanggan dan pembekal secara berterusan
• Model mereka juga selari dengan dapatan kajian tentang teknologi, di mana lebih kurang rutin teknologi, ketidaktentuan akan bertambah, bentuk mekanistik menjadi kurang efektif, maka lebih baik menggunakan bentuk struktur yang luwes.
• Teknologi rutin berkait dengan kestabilan, dan ia dikendali dengan baik oleh struktur yang dikoordinasi dengan baik dan berbentuk struktur yang tinggi
• Ketidaktentuan bermakna ketidakstabilan dan berpotensi untuk perubahan yang cepat dan utama  hanya struktur yang luwes dapat memberi respons yang pantas kepada perubahan seperti ini

Kajian Lawrence dan Lorsch

• Mengkaji industri plastik, makanan, and kotak bungkusan
• Industri plastik mempunyai persaingan yang tinggi
• Industri kotak bungkusan tidak mempunyai produk baru yang signifikan
• Industri makanan berada di antara kedua-dua industri
• Penyelidik cuba memadankan persekitaran dalaman indutri dengan persekitaran luaran
• Mereka menghipotesiskan bahawa industri yang lebih berjaya terdiri daripada industri yang dapat memadankan persekitaran dalaman dengan persekitaran luaran
• Mereka mempercayai organisasi yang berhadapan dengan persekitaran luaran yang bergelora, komplek dan pelbagai akan mempunyai perbezaan yang besar antara bahagian-bahagiannya
• Jika persekitaran luaran pelbagai dan persekitaran dalaman yang sangat berbeza, maka timbul keperluan untuk mencari mekanisma yang dapat mengintergrasi unit-unit berkenaan supaya tidak bergerak dalam arah yang berlainan
• Mereka juga mendapati firm berprestasi tinggi mempunyai struktur yang dapat disesuaikan dengan permintaan persekitarannya

Perubahan persekitaran dan kompleksiti persekitaran

Perubahan persekitaran

• Berubah daripada statik kepada dinamik
• Lebih sukar kepada pengurusan membuat keputusan jika persekitarannya dinamik
• Jika semua perkara sama, pengurusan lebih suka berhadapan dengan persekitaran yang statik daripada dinamik kerana persekitaran ini memberi peluang untuk membuat ramalan

Kompleksiti persekitaran

• Merujuk kepada jumlah komponen luaran yang boleh mempengaruhi operasi organisasi
• Apabila ia mudah, hanya terdapat sedikit komponen yang perlu dimantau oleh pengurusan, dan komponen itu pula agak sama (homogenous)
• Apabila persekitaran komplek, terdapat banyak komponen yang perlu dimantau, dan komponen itu agak berlainan (heterogenous)
• Penambahan kepada kompleksiti membawa kepada nyah pusat, yang membolehkan organisasi memantau dengan lebih dekat dan efektif perkembangan komponen persekitaran yang pelbagai itu

Perubahan-Kompleksiti

• Statik-Mudah
• Statik-Komplek
• Dinamik-Mudah
• Dinamik-Komplek

Statik-Mudah

• Persepsi ketidaktentuan rendah
  • Persekitaran: tidak banyak komponen dalam persekitaran dan komponen-komponen yang ada agak sama antara satu sama lain serta tidak banyak berubah
  • Struktur: Tinggi kompleksiti, tinggi formalisasi dan pusatan

Statik-Komplek

• Secara sederhana persepsi ketidaktentuan rendah
  • Persekitaran: Banyak komponen dalam persekitaran dan komponen-komponen ini tidak sama antara satu sama lain tetapi kekal dalam keadaan yang sama
  • Struktur: Tinggi kompleksiti, tinggi formalisasi dan nyah pusat
  • Contoh: hospital, universiti

Dinamik-Mudah

• Secara sederhana persepsi ketidaktentuan tinggi
  • Persekitaran: Tidak banyak komponen dalam persekitaran; komponen-komponen ini agak sama antara satu sama lain dan berada dalam proses perubahan yang berterusan
  • Struktur: Kompleksiti rendah, formalisasi rendah dan pusatan

Dinamik-Komplek

• Tinggi persepsi ketidaktentuan
  • Persekitaran: Banyak komponen dalam persekitaran; komponen-komponen ini tidak sama antara satu sama lain dan mereka berada dalam proses perubahan yang berterusan
  • Struktur: Kompleksiti rendah, formalisasi rendah dan nyah pusat
  • Contoh: Firma elektronik

Mengukur ketidaktentuan persekitaran

Rate each of the following variables on the scale from 1 to 5 with 1 as highly predictable and 5 as highly unpredictable

Pandangan populasi-ekologi

• Membahaskan bahawa persekitaran memilih jenis-jenis organisasi tertentu untuk hidup manakala yang lain mati berasaskan penyesuaian antara ciri-ciri struktur dengan ciri-ciri persekitaran
• Mereka membahaskan bahawa bentuk organisasi mesti disesuaikan dengan persekitaran atau menemui kegagalan

Proses perubahan organisasi

• Mengenali terdapat variasi dalam dan antara organisasi
• Memilih variasi yang dapat disesuaikan dengan persekitaran
• Mekanisma pengekalan yang boleh mengekalkan dan menghasilkan variasi-variasi yang dipilih secara positif

Persekitaran dan kompleksiti

• Kompleksiti dan ketidaktentuan persekitaran berkiat secara songsang
• Telah didapati organisasi yang memberi perhatian kepada agen persekitaran khusus mempunyai sedikit lapisan hiraki
• Aktiviti pada sempadan organisasi yang mempunyai banyak interaksi dengan persekitaran boleh diramalkan mempunyai kompleksiti rendah

Persekitaran dan formalisasi

• Persekitaran stabil membawa kepada formalisasi tinggi  persekitaran stabil tidak memerlukan banyak keperluan untuk bertindak cepat, dan aktiviti pekerja boleh di ‘standardize’
• Bagaimanakah dengan keadaan persekitaran dinamik? Adakah formalisasi tinggi?

Persekitaran dan pusatan

• Lebih komplek persekitaran, lebih nyah pusat strukturnya
• Jika terdapat banyak faktor dan komponen yang tidak sama wujud dalam persekitaran, organisasi boleh hadapi ketidaktentuan melalui nyah pusat
• Perbezaan dan kepelbagaian dalam persekitaran boleh dihadapi melalui nyah pusat
• Kekabutan yang ekstrim dalam persekitaran menghendaki organisasi mempusatkan strukturnya buat sementara waktu sehingga kekabutan itu berlalu